Cómo ordenar carpetas y nombrar archivos.

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Os voy a contar cómo ordenar carpetas y nombrar archivos o al menos como lo he hecho yo a raíz de instalar macOS Catalina para equipos nos soportados.

Hacía unos dos años que no reinstalaba el sistema del Mac. High Sierra salió a finales del 2017 y suelo esperar unos meses ante de instalarlo, por lo que llevará instalado desde inicios del 2018. El siguiente fue Mojave y desde ese sistema mi MacBook Pro 6.2 de mediados del 2010 ya no lo soportaba. Luego vino Catalina.

Ordenando las carpetas del Mac

Aprovechando que empezaba de “cero” decidí darle una vuelta a todo el follón que tengo de carpetas e intentar simplificarlo.

Mis carpetas principales se dividen en varios lugares.

1. En el Mac que tiene dos SSD de 128Gb uno para el Sistema y otro con Datos.
2. En Google Drive con la cuenta ilimitada de G. Suite.
3. Y en mi Servidor local de casa

Así que podemos decir que hay cuatro lugares de donde obtener ficheros y carpetas.

Voy a centralizarlo todo con las carpetas base que ya nos ofrece macOS por defecto:

• Documentos
• Videos
• Imágenes
• Descargas
• Música
• Escritorio
• Y la de Trabajo que esa va de mi parte

Pero qué dices si sólo tienes 128Gb

Espera que te cuento.

Hay una opción maravillosa que casi nadie usa que son los Enlaces simbólicos o Alias en Mac y Accesos directos en Windows.

Para hacerlo es tan sencillo como pulsar botón derecho en un archivo o carpeta y seleccionar la opción Crear Alias en Mac o Crear acceso directo en Windows. Nos creará un fichero que apunta directamente a la carpeta o archivo que habíamos seleccionado.

Y cuál es la ventaja, muy sencillo, estos ficheros apenas ocupan unas pocos kilobyte en nuestro disco duro, pero cuando hacemos doble clic nos muestra su contenido. Por ejemplo una imagen si apunta a una o el contenido de una carpeta si el enlace apunta a esta. Con lo cual accederás al contenido sin tener que acudir a la carpeta origen. ¡Genial verdad!

Qué y dónde lo guardo.

Para hacerlo primero cogí papel y lápiz. Dibujé donde tengo los datos como antes os decía y empecé a separar contenidos y carpetas para una vez visto saber en qué lugar colocarlas en el disco del sistema.

Luego volví a la libreta y empecé a hacer flechas, rallas, “cambios de sentido” vamos un lío padre. Así me fui a crearme un mapa mental de cómo hacerlo. Aquí os lo dejo.

Indicaros MacOS es el disco del sistema operativo y donde Apple genera estas carpetas por defecto y que yo voy a usar.

• Las líneas naranjas y los globos naranjas son carpetas que contienen datos personales en su gran mayoría. Fotos, vídeos, contabilidad de casa, papeles de la familia, todo ese rollo. Puede que haya alguno compartido con la de Trabajo, pero es raro.
• La amarilla es Descargas, todo lo descargado va ahí y luego la aplicación Hazel hace su magia y me lo deja todo ordenadito sin tener que hacer yo nada.
• De color verde todo lo relacionado con Trabajo. Ya sean proyectos, herramientas, iconos, imágenes, vectores…(Todo esto lo uso para crear páginas webs)

Vamos a nombrar archivos.

Esto sí que es un berenjenal, nombrar los ficheros. Hay mil y una maneras, yo te voy a explicar aquí la nomenclatura que me sirve y uso normalmente, y que quizás te ayude a hacer la tuya. Tened en cuenta que es totalmente flexible. No todos los ficheros los nombro de manera estricta, no me hace falta.

Pero si descargo algo que su nombre es 9198741094780913748.jpg si que le pongo nombre para que otro mago, en este caso de macOS, Spotlight, pueda indexarlos de manera correcta para que al buscarlos con su búsqueda (CMD+Espacio), me sea fácil encontrarlos. La mayoría de las veces vienen nombrados bien y solo lo modifico si me hace falta.

Haceros a la idea que es cómo Google, cuando buscas algo no lo haces específicamente tan solo lo que crees que puede darte un resultado. En windows es la ventananuca de Cortana que la tienes ahí, si ahí abajo a la izquierda.

Los indexadores/buscadores que hoy traen los sistemas operativos son vuestros amigos. Pero si les ayudamos mejor.

Ayudando a los indexadores.

Hay que tener en cuenta que estamos “hablando” con una computadora, su lenguaje más básico es el 0 y el 1, y en concreto los sistemas operativos usan el sistema ASCII para nombrar archivos, por lo que vamos a facilitarle el trabajo.

No uséis ni espacios en blanco, ni acentos, ni caracteres extraños, como exclamaciones, la eñe, la ç catalana ni nada de eso extraño. Por poneros un ejemplo para un sistema un simple espacio de la barra espaciadora lo representa como %20. Si compartes un fichero desde cualquier servicio en la nube e incluye un espacio lo representará como %20, no es lo mismo un enlace “/drive/trabajo/cliente1/presupuesto-para-el-cliente1.pdf” que “/drive/trabajo/cliente1/presupuesto%20para%20el%20cliente1.pdf” Queda mucho más claro y mejor la primera opción.

Pero me dirás, “oye que si un fichero tiene espacios ¿cómo lo hago?” La solución está en los guiones tanto medio “-” como bajo “_” . Aunque mi preferencia y lo que siempre uso son los guiones medios y para que lo comprendas vamos a hacer un experimento.

Quiero que hagas doble click en los siguientes nombres de ficheros y te fijes qué se resalta

esto es una imagen.jpg

estoesuna_imagen.jpg

esto-es-una-imagen.jpg

¿Te has dado cuenta? En la primera se realza una palabra, en la segunda todo y en la tercera nuevamente sólo una. Lo ves para el sistema operativo la el segundo es una palabra entera, el primero y el último separan cada palabra pero con la ventaja del último que no tiene que convertir el espacio en un carácter que entienda. El guión te ayuda a separar palabras en lugar del espacio.

Qué ponemos como nombre de fichero

Lo primero que le pongo es la fecha en formato AAAAMMDD, y además es opcional, no todo necesita una fecha. El porqué de en ese formato es que cuando ordenamos los ficheros por nombre lo primero que ordenará es el año luego el mes y luego el día de esa manera queda todo ordenadito. Lo uso más que nada para facturas, recibos, contabilidad general. Recuerda que tenemos que ayudar al SO.

Seguimos con el nombre del fichero aquí hay que pensar qué y cómo lo ponemos. Si es para el trabajo lo primero que pongo es el nombre del proyecto seguido de para qué y el qué. Venga os pongo un ejemplo.

A qué una imagen vale más que mil palabras, o eso dicen. Mirad en este caso lo primero que he puesto es el nombre del proyecto ulysses luego el para qué header y por último una ayuda para saber qué contiene bike y botes para finalizar la extensión .jpg de imagen.

Así si hay que buscarla tan solo pongo “Ulysses Bike” y me mostrará todos los ficheros que en el nombre contienen lo dos nombres y sea cuál sea su contenido o extensión.

Algunos truquillos.

Otro Tip que hay quien lo usa es usar mayúsculas para las carpetas y minúsculas para los archivos. Yo estuve una temporada usándolo pero como uso bastante el terminal me era más lento estar pulsando y quitando mayúsculas. Los que lo uséis lo sabréis.

Y otro que uso. Si eres de los que utiliza el escritorio para trabajar en el día aprovéchate de las pilas. Te organiza todos los ficheros en una pila para tener despejado el escritorio. Para activarlo “Botón derecho en el escritorio – Usar pilas” y ya está pilas ordenadas por tipos de ficheros.

Espera espera que queda otro, yo utilizo la barra lateral del Finder para tener acceso rápido a lo que mas uso. En concreto la del proyecto en el que estoy trabajando en ese momento.

Pero es que el que yo doy besado cara euro que me costó es Hazel, que automatiza todo esto para una vida de ordenación feliz. Ya os contaré qué puedes hacer con esta app.

Hay otros sitios donde puedes ver otras maneras de nombrar ficheros una de las mejores es de la Universidad de Standford indican un estilo bastante bueno de hacerlo. Imaginad todos los estudiantes enviando los proyectos con el nombre del fichero cada uno a su manera, no me quiero imaginar al profesor.

Pero no solo lo puedes usar para los archivos. Puedes implementar algo similar con los marcadores del navegador, en tu app de lista de tareas o en la de notas como Bear App, de la que ya os comentamos algo.

Mi consejo es que revises donde lo tienes todo alojado, lo apuntes y centralices todo en un sitio, ya sea directamente si tienes mucho disco duro o con alias útil para los que estamos limitados.

Tampoco te líes a nombrar todo como si no hubiera un mañana. Aprovecha desde ahora a hacerlo, ordena y clasifica lo que más uses, el resto o lo dejas, como yo he hecho, o poco a poco lo cambias.

PD: Si quieres ver cómo instalé macOS Catalina en un equipo no soportado mira este vídeo de Edu Sanchez lo explica sencillo y rápido.